（一）会议召开频率

董事会分为定期会议和临时会议。

1、定期会议

根据《公司法》第一百一十条规定：董事会每年度至少召开两次会议。通常是董事会每年在上下两个半年度各召开一次定期会议。

      根据规定，定期报告需要董事会审议后方可发布，所以公司每年至少会召开3-4次董事会会议，故部分公司会在《公司章程》中规定每年至少召开3-4次。

 公告示例：

2、临时会议

 代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上董事或者监事会，可以提议召开董事会临时会议，董事会召开临时会议，可以另定召集董事会的通知方式。

（二）会议通知时限
1、定期会议

根据《公司法》第一百一十条规定：每次会议应当于会议召开十日前通知全体董事和监事。

2、临时会议

 根据《公司法》第一百一十条规定：代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上董事或者监事会，可以提议召开董事会临时会议。董事长应当自接到提议后十日内，召集和主持董事会会议。

董事会召开临时会议，可以另定召集董事会的通知时限

     注：由公司在《公司章程》中自行规定（常见临时董事会通知方式包括：书面、邮件等，从实际公告来看，少到1日，多则7日的情况，均是存在的，通常5日是最常见的。上市公司应严格按照《公司章程》约定的通知时限发送通知）。

注：因通知时限为公司章程自行约定，在实践中，上市公司出现特别紧急事由需召开董事会临时会议的，可不受上述通知形式和通知时限的限制，随时通过电话或者其他口头方式发出会议通知，但召集人应当在会议上做出说明。注意：这种情况需在上市公司制定《董事会议事规则》时，就将具体要求写进议事规则中。后续才能按照此规则进行操作。

违规案例示例：

      案例分析：某公司因出现“定期董事会召开不足2次且会议通知时间距离召开会议时间不足10日”、“临时董事会会议通知时间距离召开时间不足2日”等违规操作，该公司及相关人员被中国证监会出具警示函处罚。

（三）会议通知内容

根据《上市公司章程指引（2022年修订）》第一百一十七条规定：董事会会议通知包括以下内容：

（一）会议日期和地点；

（二）会议期限；

（三）事由及议题；

（四）发出通知的日期。

（四）董事会决议

根据《上市公司章程指引（2022年修订）》第一百一十八条、第一百一十九条、第一百二十一条规定：

1、董事会会议应有过半数的董事出席方可举行。董事会作出决议，必须经全体董事的过半数通过。

董事会决议的表决，实行一人一票。

2、董事与董事会会议决议事项所涉及的企业有关联关系的，不得对该项决议行使表决权，也不得代理其他董事行使表决权。该董事会会议由过半数的无关联关系董事出席即可举行，董事会会议所作决议须经无关联关系董事过半数通过。出席董事会的无关联董事人数不足三人的，应将该事项提交股东大会审议。

3、董事会会议，应由董事本人出席；董事因故不能出席，可以书面委托其他董事代为出席，委托书中应载明代理人的姓名，代理事项、授权范围和有效期限，并由委托人签名或盖章。代为出席会议的董事应当在授权范围内行使董事的权利。董事未出席董事会会议，亦未委托代表出席的，视为放弃在该次会议上的投票权。

（五）会议记录

根据《上市公司章程指引（2022年修订）》第一百二十二条规定如下：董事会应当对会议所议事项的决定做成会议记录，出席会议的董事应当在会议记录上签名。

董事会会议记录作为公司档案保存，保存期限不少于十年。

注释：公司应当根据具体情况，在章程中规定会议记录的保管期限。

二、监事会会议通知

（一）会议召开频率

监事会分为定期会议和临时会议。

1、定期会议

根据《公司法》第一百一十九条规定：监事会定期会议每六个月至少召开一次。

2、临时会议

上市公司按需召开，监事可以提议召开临时监事会会议。

（二）会议通知时限

根据《上市公司监事会工作指引》第五十八条 会议通知 规定：建议定期会议的会议通知提前十天提交全体监事，临时会议的通知提前5天提交全体监事；

     注：出现紧急情况时，需要尽快召开监事会临时会议的，可以随时通过口头或者电话等方式发出会议通知，但召集人应当在会议上作出说明。注意：这种情况需在上市公司制定《监事会议事规则》时，就将具体要求写进议事规则中。后续才能按照此规则进行操作。

（三）会议通知内容

根据《上市公司章程指引（2022年修订）》第一百四十九条规定：监事会会议通知包括以下内容：

（一）举行会议的日期、地点和会议期限；

（二）事由及议题；

（三）发出通知的日期。

（四）监事会决议

根据《上市公司章程指引（2022年修订）》第一百四十六条规定：

监事会决议应当经半数以上监事通过。

（五）会议记录

根据《上市公司章程指引（2022年修订）》第一百四十八条规定：

监事会应当将所议事项的决定做成会议记录，出席会议的监事应当在会议记录上签名。

监事有权要求在记录上对其在会议上的发言作出某种说明性记载。监事会会议记录作为公司档案至少保存十年。